Como se organizar em 7 passos

Vou começar uma série de artigos sobre organização, tanto pessoal, como profissional, este texto foi baseado num texto desse site.

1.Reduza antes da organização.
O erro que a maior parte de pessoas fazem tentando organizar o seu material ou as suas tarefas ou os seus projetos consiste em que eles têm uma bagunça para organizar, o que já deixa a organização preguiçosa e complicada. Se você tem aquele quartinho da bagunça cheio de coisas (nem sempre úteis), claro que você pode comprar alguns organizadores e armários e tentar arrumar tudo, mas no fim, você ainda terá um quartinho abarrotado cheio de material, que nem sempre são úteis. A mesma coisa com gerência de tempo: você pode organizar um horário certinho, mas ainda estará cheio de tarefas. A solução: reduza, elimine, simplifique. Pegando o exemplo do quarto da bagunça, se você tem ele cheio com 100 coisas(sejam lá quais forem) fique com apenas 10 que realmente você gosta e usa, agora você não precisa de um organizador ou mais armários e prateleiras. A mesma coisa com gerência de tempo: se você tiver 20 coisas a fazer hoje, e reduzi-las a somente as três tarefas mais importantes, você não precisa mais de uma agenda abarrotada com lembretes e listas de “a fazer”. Como reduzir: pegue tudo do quarto ou gaveta ou outro container (inclusive o seu horário), esvazie-o, e só reponha aqueles itens que você realmente gosta e realmente usa regularmente. Isto deixará você com uma montanha de material inútil para você - livre-se dele jogando fora, doando-o, vendendo-o ou dando-o a alguém que realmente precise e usará mais que você. Se você não tiver certeza que pode descartar alguma coisa, separe em alguma caixa ou espaço (não muito grande) que será a sua “caixa” de “talvez”. Etiquete-a com uma descrição e data, e seis meses depois, quando você verificar que não usou ou não usará, dê um fim.

2.Lembrou ou pensou alguma coisa importante escreva.
As nossas mentes são maravilhosas, mas vivem vacilando. Não nos lembramos de coisas quando temos de lembrar, e lebramos constantemente quando não precisamos. Em vez de usar a sua mente como arquivo de coisas que você tem de lembrar, escreva. Tenha sempre um pequeno caderno de bolso onde você for, e escreva assim que pensar em algo importante. Depois ponha na sua agenda se for necessário. Assim, não tem como esquecer de nada.

3.Tenha uma caixa de entrada.
Bem, de fato você precisa de duas caixas de entrada - um para a casa e um para o trabalho. Mas muitas pessoas têm muito mais do que isso - o papel chega à sua escrivaninha e aterrisa em um número de lugares. Recados de telefone são colocadas em todo lugar. As anotações são colocadas em todas as partes. Em vez disso, tenha uma caixa de entrada, e ponha todo o material de entrada em lá. Então, uma vez por dia (ou uma vez por semana em casa se isto trabalhar melhor para você), processe a caixa de entrada para esvaziar-se. Pegue um item fora da caixa de entrada e decida que fazer com ele imediatamente: lance, delegue, arquive, ponha na sua lista de afazeres , ou faça agora. Faça a mesma coisa ao seguinte item, até que a sua caixa de entrada seja vazia. Não deixe essas decisões para depois.

4.Tudo em seu lugar.
Relacionado à dica acima, cada item deve ter um lugar próprio. Onde as suas chaves de carro vão? Você deve ter um lugar para elas (ao lado da porta é melhor) e você nunca as perderá novamente. Onde as suas canetas vão? E as suas revistas? Cada item deve ter uma “casa”, e se ele não tiver, temos de criar uma. As etiquetas podem ajudá-lo a lembrar-se onde guardar . Agora, se você encontra algo na sua mesa ou na sua cama ou na sua escrivaninha, você sabe que ele não pertence aquele lugar. Encontre a “casa: designada - não simplesmente deixe algo em qualquer lugar. O mesmo conceito aplica-se à informação: você tem um lugar onde você põe toda a sua informação? Se não, tente um Wiki pessoal - é acessível do trabalho e em casa, e você pode criar páginas de cada tipo da informação na sua vida - horários, objetivos, to-dos, filmes para assistir, livros para ler, notas de projetos, etc.

5.Guarde-o agora.
A maior parte de pessoas têm um hábito de colocar algo sobre a mesa ou na escrivaninha com a intenção “de guardá-lo depois”. Bem, isto é como as coisas começam a ficar confusas e desorganizadas. Em vez disso, guarde agora (na sua “casa”). Só vai lhe tomar alguns segundos, e este hábito o ajudará muito na limpeza e organização depois. Quando você se pegar deixando alguma coisa para guardar depois, faça uma força e guarde agora. Em pouco tempo, essa ação será natural.

6.Organize sempre.
Relacionado ao hábito 5, este hábito é eficaz porque é muito mais fácil organizar coisas enquanto você trabalha ou durante o seu dia do que deixár acumular e fazer uma grande sessão de limpeza depois, ou no final do dia. Assim se você estiver cozinhando, tente lavar os seus pratos ou as panelas imediatamente assim que não estiver mais usando, em vez de deixar um enorme amontoado de louça, muito mais desagradável de limpar depois. O mesmo princípio aplica-se a tudo que fazemos. Se for mais fácil fazê-lo em pequenas doses, é muito mais provável que o faremos. Se houver um enorme desordem para limpar, a probabilidade de seremos intimidados por ele e deixarmos para depois, é muito maior.

7.Desenvolva sistemas e rotinas.
Se você tem tudo organizado, você pode se sentar e aproveitar o prazer que é isso. Ser organizado e ter um ambiente de trabalho ou em casa simplificado é tremendamente gratificante. Mas o problema é que daqui a pouco, as coisas tendem a começar a se desorganizar e bagunçar novamente. As coisas tendem a gravitar em direção ao caos. A solução: você tem de desenvolver sistemas para manter a sua organização no lugar. Por exemplo, o processamento de caixa de entrada acima mencionado é um sistema: você tem procedimentos específicos para processar todos os papéis de entrada, e você tem uma rotina para fazê-lo (uma vez por dia). Todos os sistemas seguem as mesmas linhas guias - procedimentos específicos são uma rotina que é feita em um intervalo (três vezes por dia, uma vez por dia, uma vez por semana, uma vez por mês, etc.). É importante que você identifique os sistemas que você tem na sua vida (e eles existem, mesmo se você não souber que eles fazem– mas eles podem ser complicados e caóticos) e escreva-os para que você possa fazê-los de maneira eficiente, simples, e organizada. Desenvolva sistemas para tratar com trabalho escrito e correio, com horários de crianças, com mensagens, lavanderia, e pequenas tarefas e exercícios e todo o resto. Uma vez que aqueles sistemas estão no lugar, você tem de ser vigilante para manter funcionando, e logo as coisas ficarão organizadas.

Texto deste blog